INFORMACJA

o przetwarzaniu danych osobowych Kandydatów na studia/Studentów
przez Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie

Na podstawie art. 13 (lub/i) 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
(Dz. U. UE L.2016.119.1 z dnia 04.05.2016 r. – dalej: „Rozporządzenie” lub „RODO”), informujemy, że:

• Administratorem Danych Osobowych jest Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie (adres: ul. Podchorążych 2, 30-084 Kraków, strona internetowa: up. krakow.pl). Z Administratorem Danych Osobowych można kontaktować się poprzez adres e-mail: info@up.krakow.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny wskazany w zdaniu pierwszym;
• Osoby, których dane dotyczą mogą skontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych w sprawach dotyczących: przetwarzania danych osobowych, korzystania z praw dotyczących przetwarzania danych osobowych, pisząc na adres elektroniczny iod@up.krakow.pl, lub adres Administratora Danych, wskazany w pkt 1;
• Dążenie do poznania prawdy i przekazywanie wiedzy z pokolenia na pokolenie
  to wartości, które stanowią fundament działalności Uniwersytetu. Uczelnia realizuje misję
  o szczególnym znaczeniu dla państwa i narodu, gdyż wnosi kluczowy wkład
  w innowacyjność gospodarki, przyczynia się do rozwoju kultury, współkształtuje standardy moralne obowiązujące w życiu publicznym. Misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki jest prowadzenie najwyższej jakości kształcenia oraz działalności naukowej, kształtowanie postaw obywatelskich, a także uczestnictwo w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach. Uczelnia w związku ze swoim przeznaczeniem przetwarza dane osobowe w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi
  oraz wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze Danych wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
  (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668 z poźn. zm.) i aktów wykonawczych oraz przepisów dotyczących archiwizacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO.

Podstawowymi zadaniami Uczelni, zgodnie z art. 11 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, są: prowadzenie kształcenia na studiach, studiach podyplomowych
lub innych form kształcenia; prowadzenie działalności naukowej, świadczenie usług badawczych oraz transfer wiedzy i technologii do gospodarki; prowadzenie kształcenia doktorantów; kształcenie i promowanie kadr uczelni; stwarzanie osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na uczelnię
w celu odbywania kształcenia, kształceniu, prowadzeniu działalności naukowej; wychowywanie studentów w poczuciu odpowiedzialności za państwo polskie, tradycję narodową, umacnianie zasad demokracji i poszanowanie praw człowieka; stwarzanie warunków do rozwoju kultury fizycznej studentów; upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki i kultury, w tym przez gromadzenie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych, informacyjnych i archiwalnych; działanie na rzecz społeczności lokalnych i regionalnych oraz prowadzenie fakultatywnie domów studenckich.

Uczelnia przetwarza dane osobowe w celu udostępniania zbiorów własnych Biblioteki Głównej Uniwersytetu Pedagogicznego oraz materiałów innych bibliotek na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w szczególności w związku z art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668 z późn. zm.) oraz art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2018 r. poz. 574 z późn. zm.).

Uniwersytet przetwarza dane osobowe także poprzez przechowywanie, zabezpieczanie
i udostępnianie zbiorów archiwalnych zgromadzonych w Archiwum Uniwersytetu Pedagogicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO w związku z art. 49 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (w szczególności art. 22 ust. 1, art. 23, art. 35 ust. 1) (Dz.U.
z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.).

• Zebrane dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom i organom publicznym uprawnionym do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania.
• Administrator będzie przetwarzać zebrane dane osobowe przez okres niezbędny
  do realizacji ustawowych i statutowych zadań Uczelni, w tym przez czas trwania procesu rekrutacji (przez okres 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji będą przechowywane dane osób, które nie zostały wpisane na listę studentów danego kierunku studiów), kształcenia oraz przez okres archiwizacji. Okresy przechowywania akt dla poszczególnych grup osób kształcących się na Uczelni są następujące: 1. studenci studiów stacjonarnych
  i niestacjonarnych – kategoria archiwalna BE50 – akta przechowywane są przez okres 50 lat następnie poddawane są ekspertyzie, którą wykonuje Archiwum Narodowe
  w Krakowie decydując o dalszym okresie przechowywania lub brakowaniu (w jednolitym rzeczowym wykazie akt to klasa 451- Akta osobowe studentów), 2. studenci studiów podyplomowych – kategoria archiwalna B50 – akta przechowywane są przez 50 lat
  a następnie, każdorazowo po decyzji Archiwum Narodowego, poddane brakowaniu
  (w jednolitym rzeczowym wykazie akt to klasa 563 – Ewidencja studentów), 3. studenci studiów doktoranckich – kategoria archiwalna A – akta przechowywane są wieczyście
  (w jednolitym rzeczowym wykazie akt to klasa 5131 – Akta osobowe doktorantów). Powyższe okresy przechowywania są ustalone na podstawie „Jednolitego rzeczowego wykazu akt” oraz „Instrukcji kancelaryjnej” i „Instrukcji archiwalnej”. Dokumenty
  na Uczelni obowiązują od 1 stycznia 2010 r., zostały wprowadzone Zarządzeniem Rektora nr R-10/2009 z dnia 29 kwietnia 2009 r. Ww. dokumenty zostały opracowane
  i uzgodnione z Archiwum Narodowym w Krakowie i przez tę instytucję zatwierdzone.

Ponadto na podstawie § 10 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego
z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz.U. z 2019 r., poz. 496 z późn. zm.) w zw. z art. 353 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym
i nauce: Rektor Uczelni: 1)   wprowadza dane do wykazu studentów w terminie 21 dni
od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów; 2) aktualizuje dane w wykazie studentów,
o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 8 ustawy, w terminie 30 dni od dnia zakończenia semestru i roku studiów, a w przypadku studiów prowadzonych w rozliczeniu rocznym – od dnia zakończenia roku studiów, a pozostałe dane dotyczące studenta – w terminie 21 dni od dnia uzyskania informacji o zmianie; 3) oznacza dane w wykazie studentów jako archiwalne w terminie 21 dni od dnia ukończenia studiów albo uprawomocnienia się decyzji o skreśleniu z listy studentów. Dane w wykazie studentów przechowuje się przez okres 20 lat, liczony od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie tych danych jako archiwalne. Po upływie tego okresu Rektor niezwłocznie usuwa dane archiwalne
z wykazu studentów. Wykaz studentów obejmuje: 1)   imiona i nazwisko; 2)   numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało; 3)   obywatelstwo; 4)   w przypadku cudzoziemców: a)  nazwę państwa urodzenia, b)  informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu, c)  informacje o posiadaniu Karty Polaka; 5)   rok urodzenia; 6)   płeć; 7)   miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto; 8)   liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu; 9)   liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu; 10)  rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 ustawy; 11)  informację o przyznaniu stypendium ministra; 12)  numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu; 13)  datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów. Dostęp do danych zawartych w wykazie przysługuje: 1)   ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie, Państwowej Komisji Akredytacyjnej oraz Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej; 2)   rektorom oraz rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących studentów kształcących się w kierowanych przez nich uczelniach; 3)   ministrowi właściwemu do spraw rodziny w celu: a)  umożliwienia organom właściwym i wojewodom weryfikacji prawa do świadczeń rodzinnych, o których mowa w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, świadczeń
z funduszu alimentacyjnego, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2018 r. poz. 554, 650, 1000 i 1544), b)  monitorowania sposobu realizacji świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego przez organy właściwelub wojewodów – w zakresie danych, o których mowa w art. 344 ust. 1 pkt 1, 2 i 13 ustawy; 4)   wójtom, burmistrzom i prezydentom miast w celu weryfikacji prawa do Karty Dużej Rodziny – w zakresie danych, o których mowa
w 344 ust. 1 pkt 1, 2 i 13; 5)   innym podmiotom, jeżeli inne ustawy tak stanowią.

• Osoba, których dane dotyczą ma prawo, w zależności od podstawy prawnej przetwarzania, skorzystać z uprawnień przysługujących jej na podstawie przepisów prawa, w tym do:

1. dostępu do swoich danych osobowych, czyli uzyskania od Administratora Danych potwierdzenia, czy przetwarzane są jego dane osobowe. Jeżeli dane są przetwarzane, jest on uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały
   lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących użytkownikowi,
   oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
2. otrzymania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę
   w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
3. sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
4. usunięcia danych, jeżeli Administrator Danych nie ma już podstawy prawnej
   do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art.17 RODO);
5. ograniczenia przetwarzania, gdy: osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych; przetwarzanie jest niezgodne z prawem
   a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania; Administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania
   do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
6. przenoszenia danych, czyli otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych ją dotyczących, które dostarczyła Administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane
   na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej
   oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Administrator Danych dokonuje oceny istnienia prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw
   do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
8. złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.

• Podanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji, a także w trakcie podjętych studiów jest dobrowolne lecz niezbędne do realizacji obowiązków ciążących
  na Administratorze. Aplikowanie na dany kierunek studiów jest jednoznaczne
  z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu i innych dokumentach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zakres żądanych
  w formularzach i dokumentach danych jest ograniczony do niezbędnego minimum, którego granice określa ustawodawca w aktach prawnych w szczególności z zakresu szkolnictwa wyższego i nauki. Pobrane dane nie będą wykorzystywane w innych celach niż realizacja zadań ustawowych i statutowych Uniwersytetu. Student może być zobowiązany do podania dodatkowych danych, w tym danych wrażliwych zgodnie z art. 9 ust. 2 RODO, z uwagi
  na wymogi prawne związane z podjęciem studiów na określonym kierunku lub konieczność realizacji przez Uczelnię jego uprawnień. Przetwarzanie przez Uczelnię danych osobowych w innych celach niż określone w pkt 3, 7, 8 jest zgodne z prawem jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę.
• Teren Uniwersytetu, z uwagi na konieczność utrzymania porządku i bezpieczeństwa
  oraz ochrony mienia, został objęty monitoringiem wizyjnym. Podstawę prawną stosowania monitoringu stanowi 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 50 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r., poz. 1668 ze zm.) oraz art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz.U. z 2018 r. poz.1182 ze zm.). Zebrane dane osobowe w postaci wizerunku będą przetwarzane przez okres realizacji celu, o którym mowa w pierwszym zdaniu pkt 8, jednak nie dłużej niż przez 3 miesiące. Okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,
  w przypadku, w którym nagrania stanowią dowód lub Uczelnia powzięła wiadomość, że mogą stanowić dowód w sprawie.
• Dane osobowe przetwarzane w celach określonych w niniejszej Informacji nie będą przekazywane bez zgody osób, których dane dotyczą do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
• Złożenie dokumentów aplikacyjnych na dany kierunek studiów prowadzonych
  przez Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie oznacza akceptację Regulaminu studiów oraz zapoznanie się z niniejszą Informacją
  o przetwarzaniu danych osobowych.